5 Tendencias para el éxito en organización y producción de eventos

Si algo sigue demostrando la industria de organización y producción de eventos durante la pandemia es que una de nuestras fortalezas más importantes es la adaptabilidad a los cambios. ¿Qué mayor demostración de creatividad e innovación que transformar toda una industria que dependía al 100% de la presencialidad en un plazo corto y en un contexto global de incertidumbre?

Esta adaptabilidad se deriva de nuestra capacidad de no solo entender las necesidades del mercado y adaptarnos a ellas, si no también crear tendencias que funjan como soluciones tanto para organizadores como participantes. Gracias a nuestro trabajo de investigación interna, experiencia previa a la pandemia y la adquirida durante esta, les traemos las tendencias que se han fortalecido o surgido marcando un antes y un después en nuestra industria:

1. Eventos Virtuales e híbridos

Si bien es cierto el análisis de datos, la conectividad e interactividad ya eran recursos que asomaban sus primeros pasos en la industria. La evolución tecnológica y su gran auge en esta etapa, los convierten en elementos indispensables a la hora de diseñar experiencias que cumplan los objetivos de nuestros clientes dentro de esta nueva realidad y llegaron para quedarse.

Si ignoramos los datos en nuestra época, ignoramos todo. Gracias a estos tenemos la capacidad de hacer análisis multidireccionales donde entendamos mejor las necesidades de cada participante con el fin de mejorar sus experiencias así como las de nuestra propia empresa para optimizar recursos, resolver puntos de mejora o descubrir nuevas tendencias ;)

La conectividad se debe garantizar en todos los eventos, tanto participantes como organizadores requieren fuentes de carga para sus dispositivos al alcance de mano en todo momento, así como un internet ágil y estable. Recordemos que hoy, agendas y decisiones importantes se coordinan desde una laptop o teléfono móvil. Por otro lado, los eventos híbridos estimulan la asistencia, ya que el impedimento por vuelos, compromisos laborales o personales toman menor fuerza a la hora de aceptar la participación en el evento bajo modalidad virtual.

La interactividad nos ayuda a conectar con las personas asistentes y comunicarnos con creatividad a pesar de la distancia conectar, entretener, coordinar, votar, conversar es posible gracias a las múltiples alternativas de desarrollo de software y plataformas streaming que están a la orden de una productora con ideas creativas y efectivas. Además nos ayuda a disminuir la huella ecológica evitando impresiones innecesarias, lo que nos lleva al punto 2.

2. Eventos Sostenibles y ecológicos

El mundo debe migrar cada vez más hacia políticas económicas respetuosas para con el medio ambiente, grandes cambios se han logrado y se siguen gestando alrededor de la premisa de usar la tecnología como herramienta de desarrollo sostenible y nuestra industria no está exenta.

Implementar aplicaciones o estrategias en medios digitales con una comunicación visual que se ajuste a la marca que sea versátil y sencilla nos permite crear invitaciones virtuales que no terminen en el basurero, la gaveta, que nos den registro de asistencia y datos a tomar en cuenta para el evento de cada participante y reducir considerablemente las impresiones y/o las ausencias.

Desde hace bastante tiempo que el menaje plástico pasó a un tercer, cuarto y quinto plano, los eventos prestigiosos y atractivos contemplan mobiliario y menaje donde además de potenciar la experiencia de tu evento con una buena aplicación de diseño, son reutilizables en otros eventos. En caso de verse obligados a utilizar platos, vasos y cubiertos desechables, tomen siempre en cuenta aquellas alternativas de materiales ecológicos.

Gracias a las invitaciones virtuales podemos tener información sobre los hábitos alimenticios o condiciones de salud que debemos respetar en el menú a ofrecer a los asistentes y una vez que tengamos esta información procuremos trabajar el menú con proveedores con prácticas gastronómicas ecológicas donde la calidad de la comida va de la mano con la sostenibilidad.

En los países más desarrollados es muy importante realizar eventos en locaciones de fácil acceso a través de transporte público de calidad como los de uso medios personales alternativos como la bicicleta. Lo que hace un llamado a países en vía de desarrollo a mejorar estos aspectos para sus habitantes y turistas. Sin embargo una buena estrategia de transporte en cualquier parte del mundo, será su mejor aliada para cuidar la experiencia de asistentes, colaboradores, así como para cuidar recursos y reducir la huella de carbono.

3. Locaciones fuera de lo común

Si bien es cierto los centros de eventos, hoteles y teatros ofrecen espacios adecuados para una logística ordenada y comodidad para quienes asisten al evento, emergen locaciones que al romper la arquitectura tradicional aportan gran valor a la experiencia que deseas ofrecer a tus asistentes.

Museos, jardines, casas y otras infraestructuras con un diseño original son un gran valor agregado para los eventos de turismo corporativo, team building u otros de incentivo a colaboradores.

4. Diversidad e inclusión

En nuestra época ya no debería existir ningún evento que no contemple la accesibilidad para personas con discapacidad, el respeto por la diversidad religiosa, cultural y sexual. Eso de ver “menorías” PASÓ DE MODA. Para crear un espacio accesible y seguro se suele recomendar utilizar la tecnología para irrespetar la privacidad de las personas asistentes, sin embargo esta tarea recae al 100% en la producción, ya que nuestro equipo debe ser respetuoso, educado y estar capacitado para diseñar y ejecutar eventos donde los privilegios tradicionales no excluyan necesidades, irrespeten derechos o no atiendan las demandas de la globalización y las brechas que se reducen a diario dentro de ella.

5. Nuestros eventos de estrategia integrada

Esto es un término que desarrollamos como agencia - productora para referirnos a nuestra propia tendencia para eventos donde las campañas ATL, BTL, TTL y de RRPP están estrictamente ligadas para alcanzar los objetivos de nuestro cliente con su evento. Donde además de ejecutar el evento, nos encargamos de co - crear estrategias de marketing y comunicación alrededor de él, ejecutar todas sus aristas y reportar gracias a los datos analizados para que nuestros clientes se acerquen a los suyos y puedan tomar mejores decisiones en su gestión.

El secreto para tener éxito en la organización y producción de eventos es atender y crear tendencias continuamente sin importar si nos dedicamos a los eventos corporativos, mercadotécnicos o culturales. Si queremos avanzar y evolucionar en el mercado debemos garantizar a los clientes un servicio a su altura, donde hagamos brillar su gestión al cumplir sus objetivos y los de su representada gracias a nuestra adaptabilidad, pensamiento análitico, creativo e innovador para incorporarnos a la globalización.