3 Claves para eventos virtuales exitosos

La modalidad de evento virtual asomaba sus pasos desde hace media década, sin embargo, su auge se dio debido a la pandemia por Sars – Cov 2 y llegó para quedarse. Y es que a pesar de que la presencialidad en los eventos nos permite conectar emocionalmente, la efectividad y creatividad en un evento virtual o híbrido nos puede catapultar al éxito con ventajas particulares a considerar, tales como: reducción de costes, interacción global, volumen de accesibilidad, interactividad, y por supuesto, seguridad y protección a la salud de las personas involucradas en él.

Ante esta nueva realidad hemos evidenciado que es posible capacitarnos, negociar, participar de ferias y hasta divertirnos en un evento online.

Sea un evento empresarial, comercial, cultural u otro es indispensable saber cómo organizar con hábil estrategia y cuidado un evento virtual, clasifiquemos el proceso en tres claves para el éxito de estos eventos que son las fases: pre-evento, durante-evento y post-evento.

1. Etapa pre - evento

Escuchar al cliente: No basta con tener conocimiento técnico y recurso, entender al cliente sus necesidades, preocupaciones, presupuesto y sobre todo involucrarse con la marca es imprescindible. Conocer la marca o el proyecto y conectar con estos, te permitirán desarrollar ideas que cumplan de forma más creativa y efectiva con el objetivo del evento.

Actitud propositiva: Si lograste conectar con la marca y entender a tu cliente, ahora sí es hora de poner tu mente a divertirse mientras trabaja, algunos eventos permiten y necesitan actividades interactivas más allá de una trasmisión, otros pueden ir acompañados de incentivos “express” (sorpresas que deben llegar al lugar de residencia o trabajo de las personas asistentes).

Asesorarse y asesorar: Los eventos on line se deben ofertar con seguridad y por eso Las empresas productoras debemos ser las mejores en todo, pero para lograrlo se debe valorar y recibir colaboración de los mejores en su campo. Escuchar siempre a tu equipo técnico interno o proveedor especializado, te permitirá diseñar eventos con el mínimo margen de error. Al entender la dinámica técnica de estos eventos sabrás que existen muchas plataformas de alto costo que han surgido con el fin de atender eventos MUY específicos como congresos, asambleas o ferias, pero también existen muchas de bajo costo que de la mano de una estrategia operativa inteligente pueden ser muy efectivas sin recurrir en gastos innecesarios, tu cliente agradecerá tu capacidad para orientarlo incluso más allá del ahorro. Y OJO: no estamos diciendo que las plataformas NO sirvan, solo hacemos un llamado a conectar con tu cliente y ser una persona estratégicamente creativa.

Planificar: La creatividad NO es sinónimo de desorden, es importante dejar las ideas fluir, pero una vez que estén listas para ser materializadas requieren de un estricto orden, disciplina y planificación. Diseñen siempre el paso a paso, analícenlo con todo el equipo involucrado y articulen de la mejor manera el montaje, desarrollo y desmontaje del evento con tiempos, roles, acreditaciones y productos claros. Coordinen la agenda y diseñen el guion junto con su cliente.

Difusión: ¿Recuerdan la actitud propositiva? ¡Qué bueno! No la olviden nunca. Algunos clientes no solo requieren la ejecución técnica del evento, sino también acompañamiento mercadotécnico. Crear campañas de expectativa en redes sociales o corporativas potenciarán el espíritu participativo y posicionarán en la mente y/o corazón de las personas asistentes la fecha del evento garantizando no solo más asistencia, si no también asistencia con una mejor disposición. En algunas agencias productoras como Caissa, desarrollamos eventos virtuales de estrategia integrada (como los hemos llamado) donde además de la ejecución del evento nuestro cliente cuenta con diseño de estrategia de difusión en RRSS, diseño gráfico, desarrollo de interactividad o plataformas personalizadas.

2. Durante evento

Pruebas: Para nosotros el evento no inicia en la fecha pautada, inicia bastantes horas, días PREVIOS durante las pruebas técnicas a nivel interno con nuestro equipo e integrando al cliente en pruebas cuando estemos seguros de que todo está excelente.

Guion: Es imprescindible que todo el staff tenga un guion técnico y el cliente un guion general, no queremos abrumarle con especificaciones técnicas, pero SÍ orientar y confirmar lo que ya estaba acordado con el fin de darle la tranquilidad que merece en un evento a su cargo.

Actitud propositiva: ¿Otra vez? Sí. En este caso es importante mantener esta cualidad ya que los eventos virtuales dependen mucho de energía, programación, plataformas internacionales, conectividad, entre otros. Por ende, a pesar de que se ha hecho una estricta planificación y pruebas, cualquier imprevisto fuera de nuestro control puede suceder, pero solo una actitud propositiva de la mano de un equipo técnico podrá identificar no solo el problema, si no también posibles soluciones.

3. Post evento Virtual

Desmontaje: Muchas productoras no contemplan este factor como algo importante, sin embargo, evitar malos entendidos con el venue, tener acreditaciones, transportes y horarios bien coordinados evitarán malos entendidos con el cliente, equipo de trabajo o proveedores y pues, las empresas de la nueva economía deben estar sanas y crecer hacia adentro para poder crecer hacia afuera 😉

Datos: Bien hemos tocado este tema antes, los datos son la mayor fuente de información que puede tener una empresa para medir y tomar decisiones. Hacerle llegar a tu cliente un informe detallado sobre el movimiento y la interacción entre asistentes y organización será un gran valor agregado a tu reporte final del evento.

Los eventos virtuales exigen cambios técnicos innovadores, que no dejen de lado los valores que identifican una empresa productora. Nuestros clientes merecen soluciones operativas que les permitan alcanzar sus objetivos a pesar de a travesar una crisis sanitaria y económica devastadora. En Caissa Productora sabemos que nuestros clientes merecen una productora a su altura, que sientan que de nuestra mano el camino es más seguro, efectivo, innovador y hasta divertido.

¿Necesitas ayuda para crear tu evento? Nosotros te ayudamos. Podés contactarnos acá